Cuando una empresa empieza a explorar la automatización, hoy la conversación tiende a empezar y terminar en los agentes de inteligencia artificial. Es lo que está de moda, lo que prometen los proveedores, y lo que queda mejor decir en una reunión. El resultado de pensar así, sin un paso previo, es montar arquitecturas elegantes encima de procesos que se resolvían con un poco de código común y una integración bien hecha. Sale más caro, es más frágil, y muchas veces ni siquiera funciona mejor.
La primera tarea de cualquier proyecto serio de automatización no es elegir la herramienta, es mirar el proceso. Cuando uno se sienta a relevar cómo trabaja un equipo aparecen tres tipos de tareas. Hay tareas mecánicas, donde alguien copia datos de un lado a otro o ejecuta una secuencia siempre igual. Hay tareas con reglas claras pero información no estructurada, como clasificar un mail o extraer datos de una factura. Y hay tareas que requieren criterio genuino, donde hace falta evaluar una situación nueva o decidir entre caminos posibles.
A cada grupo le corresponde una tecnología distinta. Las mecánicas se resuelven con código tradicional, scripts e integraciones por API, baratos y predecibles. Las del segundo grupo se resuelven con un llamado puntual a un modelo embebido dentro de un flujo determinístico, lo más subestimado y a la vez más rentable de toda esta ola. Recién las del tercer grupo justifican un agente, con su autonomía, su costo y su complejidad. Aplicar la solución del tercer grupo a problemas del primero es lo que produce sistemas caros, lentos y difíciles de depurar.
La forma sana de encarar un proyecto es invertir el orden. Primero mapear el proceso, después clasificar cada paso, recién después asignar la tecnología. Lo que aparece es un sistema híbrido, donde la mayor parte la hace código común que cualquiera puede mantener, y la inteligencia artificial entra solo donde aporta algo que el código no puede dar. Ese sistema es más barato, más fácil de evolucionar y suele funcionar mejor que el equivalente todo-IA. Y tiene un beneficio adicional: cuando la IA entra solo donde suma, su valor se vuelve evidente, y eso es lo que después permite defender la inversión cuando alguien pregunte si valió la pena.